关于做好2018届秋季毕业研究生档案整理寄送工作的
通 知
各培养单位：
毕业生档案整理和寄送工作是毕业生离校工作的重要环节。按照档案馆的工作要求，同时为深入推进校院两级管理体制改革，理顺档案工作体制机制，确保我校毕业研究生档案及时、准确寄往各相关单位，现将档案整理、寄送及后续有关工作通知如下：
一、全日制毕业研究生人事档案整理转递工作流程
（一）学院整理档案材料及要求
1. 时间1月4日—9日
2. 毕业研究生档案材料目录：见附件1；
3. 整理基本要求：见附件2；
（1）各学院按毕业必备材料装入毕业生档案袋内，部分材料（学籍登记表、复试考核表、报名登记表）由研究生院档案室老师放入档案袋内。
（2）各学院需提供秋季毕业的免费师范生、同等学力申请硕士学位、在职单证硕士的具体名单，提交档案时一并交研究生院档案室老师。
（二）学院转递档案至研究生院档案室
1. 时间地点：1月10日—11日，研究生院档案室。
2. 要求： （1）按照统一安排的时间转递档案材料；
（2）档案材料分别按博士、硕士学号从小到大排列；
（3）各学院将定向、委培计划毕业生标注在档案袋右上角。
二、非全日制研究生人事档案工作安排
（一）类型：免费师范生、同等学力申请硕士学位、在职单证硕士
（二）人事档案：由学院整理完整后，粘贴密封条并盖章，按照毕业生提供的档案邮寄地址通过中国邮政“EMS”方式邮寄档案。
三、毕业研究生业务档案工作安排
所有全日制、非全日制研究生业务档案于下学期开学另行通知。
四、其他注意事项
（一）严肃档案管理纪律
1. 各培养单位要高度重视档案工作，必须指定一名研究生秘书或辅导员作为毕业生档案整理寄送工作的专门负责人，根据档案正确要求和时间进度表，完成本单位毕业研究生档案整理和寄送工作；
2. 不得委派研究生单独领取、整理和寄送学生档案；
3. 各种档案材料的传递需要清单明确，负责老师签字确认；
4. 严格执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严密保管，确保档案的完整与安全，严禁擅自涂改、伪造，严禁为他人改动档案信息提供方便，严禁本人查阅或借用本人及直系亲属档案。
（二）规范档案产生过程
1. 确保档案材料必须完整齐全；
2. 确保档案签章完整规范；
3. 确保档案内签字规范：黑色。
附件1-2.doc
研究生院(党委研究生工作部)
2019年1月4日
